1reservoir.com Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok kembali mengambil langkah strategis dalam meningkatkan mutu pengelolaan arsip. Melalui kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengolahan Arsip, Diskarpus menghadirkan puluhan arsiparis dan pengelola arsip dari seluruh perangkat daerah untuk mengikuti dua hari pelatihan intensif di Wisma Hijau.
Peserta bimtek meliputi arsiparis yang sudah lama bertugas maupun pegawai yang baru memegang peran sebagai pengelola arsip. Jumlah peserta yang mencapai 39 perangkat daerah memperlihatkan bahwa penguatan kapasitas kearsipan menjadi prioritas yang sangat penting bagi Pemerintah Kota Depok.
Tujuan Utama: Menyeragamkan Pemahaman dan Meningkatkan Kompetensi
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia, menegaskan bahwa pelatihan ini tidak hanya bertujuan menambah pengetahuan teknis, tetapi juga menyeragamkan pemahaman seluruh arsiparis. Menurutnya, setiap perangkat daerah harus memiliki standar pengelolaan arsip yang sama agar pelayanan informasi publik dan tata kelola administrasi dapat berjalan efektif.
Ia menjelaskan bahwa fokus bimtek kali ini berada pada pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip dinamis yang merupakan dokumen aktif di setiap perangkat daerah. Sementara itu, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) lebih banyak menangani arsip statis. Karena itu, diperlukan pemahaman teknis yang kuat agar arsip dinamis dapat dikelola dengan benar sebelum dialihkan menjadi arsip statis.
Arsip Dinamis Menjadi Tantangan Utama
Yulia menyampaikan bahwa banyak arsiparis baru masih membutuhkan penguatan dasar dalam memahami jenis arsip, klasifikasi dokumen, dan mekanisme penyusutan. Arsip dinamis merupakan dokumen yang terus digunakan dalam proses administrasi, sehingga penanganannya harus dilakukan secara disiplin dan sesuai standar.
Bimtek ini memberikan pengetahuan penting, mulai dari penyusunan kode klasifikasi arsip, pengelompokan dokumen berdasarkan masa retensi, hingga penentuan arsip yang layak dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip permanen.
Selain aspek teoritis, pelatihan turut menghadirkan sesi praktik, seperti digitalisasi arsip dan pengenalan teknik enkapsulasi. Enkapsulasi kini semakin dikenal sebagai metode yang efektif untuk melindungi arsip fisik tanpa merusak dokumen aslinya.
Digitalisasi Arsip Jadi Fokus Pengembangan
Dengan semakin berkembangnya kebutuhan pengelolaan arsip berbasis digital, pelatihan juga menekankan pentingnya digitalisasi. Yulia menjelaskan bahwa pemeliharaan arsip di perangkat daerah harus mulai diarahkan pada sistem digital yang lebih efisien dan aman. Digitalisasi bukan hanya memudahkan akses dan pencarian, tetapi juga membantu mengurangi risiko kerusakan fisik dokumen.
Peserta diberi pemahaman mengenai cara memindai dokumen, menyimpan data secara sistematis, serta menjaga keamanan informasi dalam format digital. Hal ini menjadi penting mengingat arsip merupakan rekam jejak administrasi dan kebijakan pemerintah.
Dua Narasumber Hadirkan Perspektif Lengkap
Untuk memastikan materi yang disampaikan memiliki kedalaman, Diskarpus menghadirkan dua narasumber utama. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memberikan materi teoritis terkait klasifikasi arsip, retensi, dan dasar kebijakan kearsipan nasional. Sementara itu, IDFLOW memberikan materi teknis mengenai pengelolaan arsip digital dan implementasi teknologi kearsipan.
Kombinasi dua narasumber ini memberikan peserta wawasan yang seimbang antara teori dan praktik. Hal ini penting agar para arsiparis memiliki kemampuan yang utuh dalam mengelola arsip baik secara fisik maupun digital.
Menuju Pengelolaan Arsip Mandiri di Perangkat Daerah
Diskarpus menargetkan bahwa ke depan, perangkat daerah yang sudah memiliki arsiparis harus mampu mengelola dokumen secara mandiri. Diskarpus tetap memberikan pendampingan, tetapi perangkat daerah harus mulai memperkuat sistem kearsipan internal.
Yulia menjelaskan bahwa tujuan akhir kegiatan ini adalah memastikan setiap arsiparis memiliki rasa percaya diri dalam menjalankan tugas. Tata kelola arsip yang baik tidak hanya mendukung kelancaran administrasi, tetapi juga menjadi indikator profesionalisme pemerintah daerah.
Sebagai bentuk tindak lanjut, Diskarpus juga memberikan materi mengenai analisis jabatan arsiparis agar para pegawai memahami peran strategis mereka dalam mendukung transparansi dan akuntabilitas publik.
Kendala yang Sering Muncul: Perbedaan Pengkodean
Dalam evaluasi Diskarpus, salah satu kendala utama dalam pengelolaan arsip di Depok adalah perbedaan pengkodean antar perangkat daerah. Kode klasifikasi yang tidak seragam dapat menimbulkan kebingungan saat arsip dipindahkan atau dimusnahkan.
Melalui bimtek ini, seluruh peserta diarahkan untuk menggunakan kode klasifikasi yang sama, berpedoman pada standar nasional dan kebijakan Diskarpus. Penyeragaman ini diharapkan dapat mempercepat proses pencarian dokumen serta memastikan setiap arsip diperlakukan sesuai dengan standar yang berlaku.
Penutup: Membangun Arsiparis Profesional dan Berstandar
Bimtek Pengelolaan Arsip yang digelar Diskarpus Depok menjadi langkah strategis dalam memperkuat kapasitas arsiparis di seluruh perangkat daerah. Dengan pemahaman yang selaras, kemampuan teknis yang memadai, serta dukungan teknologi digital, pengelolaan arsip di Kota Depok dapat menjadi lebih efisien dan profesional.
Yulia Oktavia berharap para arsiparis mampu mengimplementasikan materi bimtek dalam tugas sehari-hari sehingga pengelolaan arsip di Depok semakin terstandar dan mendukung pelayanan publik yang transparan.
Cek Juga Artikel Dari Platform liburanyuk.org