1reservoir.com Upaya membangun budaya sadar arsip terus diperkuat Pemerintah Kota Depok. Melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus), layanan digitasi dan enkapsulasi arsip kembali digelar untuk Aparatur Sipil Negara (ASN). Kegiatan berlangsung di Aula Gedung Perpustakaan Kota Depok dan menjadi bagian dari rangkaian peringatan HUT Korps Pegawai Republik Indonesia serta HUT Dharma Wanita Persatuan.
Inisiatif ini tidak hanya berfungsi sebagai acara seremonial. Program tersebut dirancang untuk mengedukasi ASN tentang pentingnya arsip dan bagaimana pengelolaan yang baik dapat menjaga berbagai dokumen agar tetap aman serta memiliki nilai hukum yang kuat. Kesadaran mengenai pentingnya arsip dinilai masih belum merata, sehingga Diskarpus ingin memastikan ASN memiliki pemahaman yang lebih matang terkait peran arsip dalam pelayanan publik maupun kehidupan pribadi.
Arsip Jadi Identitas dan Rekam Jejak
Kepala Diskarpus Depok, Utang Wardaya, menjelaskan bahwa arsip bukan sekadar kumpulan dokumen. Arsip merupakan bagian dari identitas seseorang dan berfungsi sebagai rekam jejak yang bisa berpengaruh besar ketika seseorang menghadapi situasi penting. Meski terlihat sederhana, arsip sering kali menjadi penentu dalam berbagai urusan seperti kenaikan pangkat, urusan hukum, pembuktian aset, hingga penyelamatan administrasi pribadi.
Ia menegaskan banyak kasus penting muncul karena arsip tidak terkelola dengan baik. Di Depok, sejumlah kejadian darurat seperti banjir, kebakaran, atau angin puting beliung berpotensi merusak dokumen penting ketika semuanya disimpan hanya di rumah. Karena itu, layanan digitasi dan enkapsulasi dinilai sebagai solusi untuk memberi pengamanan tambahan bagi ASN dan masyarakat.
Program ini tidak hanya memberikan fasilitas pemindaian arsip. Diskarpus juga menyosialisasikan tata kelola kearsipan, cara menyimpan dokumen yang benar, serta bagaimana memastikan keamanan arsip fisik dan digital agar tahan terhadap kerusakan lingkungan.
Digitasi dan Enkapsulasi Jadi Solusi Masa Kini
Melalui layanan digitasi, arsip penting dipindahkan ke bentuk digital yang jauh lebih mudah disimpan, dicadangkan, dan diakses. Sementara itu, enkapsulasi melindungi arsip fisik dengan lembaran khusus sehingga tidak mudah rusak akibat usia, lembap, atau faktor lingkungan lainnya.
Menurut Utang, pengamanan arsip sering kali diabaikan hingga terjadi masalah besar. Banyak kasus ditemukan ketika arsip asli dimiliki seseorang, tetapi keabsahannya tidak dapat dipertanggungjawabkan karena rusak, hilang, atau terkontaminasi. Inilah yang ingin dicegah Diskarpus. Ia menekankan bahwa arsip bagi pemerintah dan masyarakat ibarat senjata bagi prajurit di medan perang. Tanpa senjata, seorang prajurit tidak bisa bertahan. Begitu pula tanpa dokumen yang tertata, urusan administrasi akan kacau.
Safari Layanan dan Respons Masyarakat
Sebelum agenda layanan ini digelar di perpustakaan, Diskarpus Depok juga melaksanakan safari layanan ke kecamatan dan kelurahan di 11 wilayah kota. Respons masyarakat sangat positif. Banyak ASN membawa arsip lama yang perlu diselamatkan atau diverifikasi ulang legalitasnya.
Petugas Diskarpus mencatat banyak dokumen penting seperti ijazah, SK pengangkatan, sertifikat, data keluarga, hingga dokumen kepegawaian yang kondisinya sudah menurun akibat penyimpanan kurang tepat. Dalam kegiatan ini, setiap berkas ditangani dengan hati-hati dan langsung diberi penjelasan mengenai cara menyimpan arsip agar aman dalam jangka panjang.
Safari layanan ini membuktikan bahwa masalah arsip masih menjadi tantangan besar. Masyarakat serta ASN sering menunda pengelolaan arsip hingga terjadi insiden atau ada kebutuhan mendadak. Dengan program berkelanjutan seperti ini, Diskarpus berharap budaya sadar arsip akan tumbuh lebih kuat.
Dorongan Penguatan Literasi dan Akuntabilitas
Selain aspek teknis, Utang menekankan bahwa arsip merupakan bagian dari literasi. Literasi tidak hanya soal membaca, tetapi juga kemampuan memahami nilai suatu dokumen, menjaga bukti legal, dan menyadari pentingnya rekam jejak dalam kehidupan bernegara.
Ia juga meminta Diskarpus memberikan pendampingan lanjutan ke semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Pengelolaan arsip kedinasan harus memenuhi unsur akuntabilitas agar penyelenggaraan pemerintahan bisa berjalan transparan dan profesional. Langkah ini sekaligus mendukung visi Kota Depok dalam membangun pelayanan publik yang lebih tertib, terukur, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Membangun Budaya Arsip yang Berkelanjutan
Melalui momentum ini, Diskarpus mengajak ASN dan masyarakat untuk meningkatkan kesadaran dalam menyimpan, mengelola, dan melindungi arsip pribadi maupun kedinasan. Arsip tidak hanya perlu disimpan, tetapi harus aman, mudah diakses, dan memiliki nilai hukum yang jelas setiap kali diperlukan.
Utang menegaskan bahwa budaya sadar arsip adalah bagian dari pembangunan karakter aparatur. ASN yang tertib arsip akan lebih siap menghadapi pemeriksaan, audit, maupun urusan administrasi besar lain yang memerlukan bukti valid.
Dengan penguatan program digitasi dan enkapsulasi, Pemkot Depok berharap tidak ada lagi arsip rusak, hilang, atau tidak dapat dipertanggungjawabkan. Arsip yang tertata dan aman menjadi fondasi manajemen pemerintahan yang modern.
Cek Juga Artikel Dari Platform pontianaknews.web.id